Come inviare la documentazione

Le uniche modalità accettate per l'invio di pratiche e documentazione alla Soprintendenza, ai fini della corretta protocollazione.

Priorità. Tutte le pratiche e i relativi allegati devono essere trasmessi prioritariamente via PEC ai fini della protocollazione in entrata.

Le tre modalità elencate di seguito sono le uniche accettate per l'invio della documentazione. Ogni altra modalità di trasmissione è rifiutata automaticamente.

PEC Canale prioritario

allegati garantiti, su un messaggio di massimo 100 MB complessivi

70 MB
PEO (email ordinaria)

per messaggio, allegati inclusi

35 MB
Caselle istituzionali del personale

per messaggio, allegati inclusi

35 MB

Per la PEC il messaggio può arrivare a 100 MB complessivi, allegati inclusi: tenendo conto dell'aumento di dimensione dovuto alla codifica necessaria per la trasmissione, l'invio e la ricezione sono garantiti per allegati fino a 70 MB complessivi. L'effettiva consegna dei messaggi può dipendere anche dai limiti del sistema di posta del destinatario.

Valore legale degli invii

PEC → PEC

Ricevuta di Accettazione + Consegna. Equivale a una raccomandata A/R: certifica il recapito e l'integrità del contenuto.
PEC → PEO

Ricevuta di sola Accettazione. Equivale a una raccomandata semplice: non garantisce la certezza del recapito né l'integrità del contenuto.

Nomenclatura e formato dei file

La nomenclatura dei file è importante: usare nomi chiari e descrittivi, senza spazi, accenti o caratteri speciali, con un'estensione coerente con il tipo di documento (es. .pdf, .doc/.docx).

I file firmati digitalmente in formato CAdES mantengono l'estensione originale con l'aggiunta di .p7m (es. documento.pdf.p7m).

Non è consentito inserire link, nel corpo del messaggio o negli allegati, che rimandino a servizi di trasferimento file esterni (es. WeTransfer o simili).

Il sistema di protocollazione del Ministero della Cultura, denominato GIADA, analizza automaticamente questi aspetti e blocca le PEC/PEO che non rispettano le linee guida.

Invio di grandi quantità di documenti

Per l'invio massivo di documentazione, il Ministero mette a disposizione un proprio sistema di trasferimento file in cartella compressa (zip) fino a 2 GB. In alternativa è possibile utilizzare OneDrive.

In entrambi i casi è necessario contattare preventivamente la segreteria della Soprintendenza all'indirizzo sabap-no@cultura.gov.it per concordare la modalità.

Documentazione che supera i 70 MB via PEC

Se gli allegati da inviare via PEC superano i 70 MB, o è composta da più file di peso complessivo maggiore, è possibile suddividerla in più PEC, numerandole progressivamente (es. "1 di 3", "2 di 3", "3 di 3").

Per file che eccedono i limiti indicati, contattare preventivamente la segreteria della Soprintendenza all'indirizzo sabap-no@cultura.gov.it. Il sistema rifiuta automaticamente i messaggi oltre soglia.